Tietosuojakäytäntö

1.YLEISTÄ

1.1Mitä tämä tietosuojaseloste kattaa?

Tässä tietosuojaselosteessa (“Tietosuojaseloste”) kuvataan, miten käsittelemme yksittäisiltä käyttäjiltä (“sinä”, “sinun”) kerättyjä henkilötietoja verkkokauppasivuston https://xlash.com ja sen asianomaisten paikallisten versioiden (“Verkkosivusto”) kautta. Tietosuojaseloste ei koske muita Verkkosivustoon integroituja verkkosivustoja, sovelluksia tai ohjelmistoja eikä kolmansien osapuolten tuotteita tai palveluja (esimerkiksi Verkkosivustolta linkitettyjä sosiaalisen median palveluntarjoajia).

1.2Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai välillisesti yhdessä muiden tietojen kanssa yhdistää elävään luonnolliseen henkilöön. Esimerkkejä ovat:

-Nimi

-Henkilötunnus tai muu kansallinen tunnistenumero

-Toimitusosoite

-Puhelinnumero

-Sähköpostiosoite

-Tilaushistoria

-Käyttötiedot

1.3Mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa?

Käsittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin kohdistuvaa toimenpidettä riippumatta siitä, suoritetaanko se automaattisesti. Käsittelyä ovat esimerkiksi:

-Kerääminen

-Tallentaminen

-Yhdistäminen

-Siirtäminen

-Poistaminen

1.4Kuka vastaa henkilötiedoistasi?

Verkkosivuston omistaa ja sitä ylläpitää:

Beauty Generation AB (“Xlash”)

Y-tunnusta vastaava ruotsalainen organisaationumero:	559150-3270
Osoite:	Fiskargatan 8, 116 20 Stockholm, Ruotsi
Sähköposti:	hello@xlash.com

Beauty Generation AB vastaa henkilötietojesi käsittelystä Verkkosivuston yhteydessä ja toimii siten rekisterinpitäjänä.

1.5Miksi saamme käsitellä henkilötietoja?

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista oikeusperustetta. Tällaisia oikeusperusteita ovat muun muassa:

-Sinun suostumuksesi.

-Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi (tässä tapauksessa Verkkosivustoon sovellettavat ehdot, tuotteiden ostaminen ja tarvittaessa Xlash Rewards -jäsenyytesi).

-Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevan velvoitteen vuoksi.

-Oikeutettu etumme sellaisen etujen punninnan jälkeen, jossa etumme käsittelyyn ei syrjäytä sinun etujasi, oikeuksiasi ja vapauksiasi.

2.VERKKOSIVUSTON KAUTTA KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

2.1Mitä henkilötietoja keräämme?

Lähtökohtaisesti keräämme vain sen määrän henkilötietoja, joka on tarpeen Verkkosivuston käyttämiseksi. Käytämme henkilötietojasi rajattuihin, määriteltyihin ja laillisiin tarkoituksiin, jotka on nimenomaisesti kuvattu tässä Tietosuojaselosteessa. Yleisesti käytämme henkilötietojasi Verkkosivuston tarjoamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tilaustesi käsittelyyn, asiakaspalvelun tarjoamiseen ja yhteydenottoihin vastaamiseen, Verkkosivuston käyttöä koskevien tilastojen laatimiseen sekä oikeutettujen etujemme toteuttamiseen.

Alla on tarkempi yhteenveto keräämistämme henkilötietotyypeistä, niiden käyttötarkoituksista ja käsittelyn oikeusperusteista.

Tilaukset

Henkilötietojen tyyppiKun teet tilauksen Verkkosivustolla, keräämme etunimesi, sukunimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.

TarkoitusKäytämme tietoja tilausvahvistuksen ja kuitin lähettämiseen, tilaustesi toimittamiseen, yhteydenottoon tarvittaessa sekä asiakaspalvelun tarjoamiseen.

OikeusperusteOstoksen toteuttamiseksi tarpeellinen käsittely perustuu kanssasi tehtyyn sopimukseen. Kun tietoja käsitellään kirjanpitoa varten, oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite. Kun tietoja käsitellään ostoksen toteuttamisen jälkeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, oikeusperusteena on oikeutettu etumme tähän.

SäilytysaikaSäilytämme ostoksen toteuttamiseksi sekä lakisääteiseen virhevastuuseen, reklamaatioihin ja niihin liittyviin oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tarvittavia tilaustietoja niin kauan kuin se on sovellettavan pakottavan suomalaisen kuluttajansuojalainsäädännön perusteella tarpeen. Tiedot, joita ei enää tarvita näihin tarkoituksiin, poistetaan aiemmin. Jos konkreettinen oikeudellinen vaade on edelleen vireillä tavanomaisen säilytysajan päättyessä, säilytämme vain vaateen kannalta tarpeelliset tiedot. Arvioimme tarpeen vähintään kerran vuodessa ja poistamme tiedot, kun vaade on lopullisesti ratkaistu eikä tietoja enää tarvita ratkaisun täytäntöönpanoon tai puolustamiseen. Kirjanpitoaineistoon kuuluvat tiedot säilytetään Beauty Generation AB:hen sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti sen seitsemännen vuoden loppuun, joka seuraa sen kalenterivuoden päättymistä, jonka aikana kyseinen tilikausi päättyi.

Maksut

Henkilötietojen tyyppiKun suoritat maksun, maksupalveluntarjoajamme keräävät henkilötietoja, kuten etu- ja sukunimen, laskutus- ja toimitusosoitteet sekä maksutietoja (esimerkiksi korttitietoja). Annettavien tietojen laajuus riippuu valitsemastasi maksupalveluntarjoajasta. Meillä ei ole pääsyä täydellisiin maksutietoihisi; maksupalveluntarjoajat antavat meille vain osan henkilötiedoista.

TarkoitusMaksutietoja käytetään maksujen käsittelemiseen ja kirjanpitomme hoitamiseen.

OikeusperusteMaksun käsittelemiseksi tarpeellinen käsittely perustuu kanssasi tehtyyn sopimukseen. Kirjanpitoa varten tarpeellinen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

SäilytysaikaSäilytämme maksun suorittamiseen ja seurantaan sekä palautusten käsittelyyn tarvittavia maksutietoja kaksitoista kuukautta maksun tai viimeisimmän palautuksen valmistumisesta. Reklamaatiota varten edelleen tarvittavat tiedot säilytetään kyseisen asian yhteydessä jäljempänä yhteydenottoja koskevien sääntöjen mukaisesti. Jos konkreettinen oikeudellinen vaade on edelleen vireillä tavanomaisen säilytysajan päättyessä, säilytämme vain vaateen kannalta tarpeelliset tiedot ja arvioimme tarpeen vähintään kerran vuodessa. Kirjanpitoaineisto säilytetään edellä kuvatulla tavalla.

Yhteydenotot

Henkilötietojen tyyppiKun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, yhteydenottolomakkeella tai chatissa, käsittelemme antamiasi yhteystietoja sekä viestisi sisältöä mahdollisine liitteineen. Jos yhteydenotto koskee ostosta, käsittelemme myös asian hoitamiseksi tarpeellisia tilaustietoja.

TarkoitusKäytämme tietoja yhteydenottoihisi vastaamiseen, niiden käsittelyyn ja pyytämiesi tietojen toimittamiseen.

OikeusperusteKun käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai pyynnöstäsi ennen ostosta toteutettavien toimenpiteiden suorittamiseksi, oikeusperusteena on sopimus. Muiden yleisten kysymysten osalta oikeusperusteena on oikeutettu etumme vastata kysymyksiin ja tarjota asiakaspalvelua. Kun käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite. Jos tietoja tarvitaan oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tähän.

SäilytysaikaYleisiä kysymyksiä ja asiakaspalveluviestejä säilytetään kuusi kuukautta asian päättymisestä, jotta voimme seurata vastausta, jos otat uudelleen yhteyttä. Tarpeettomat tiedot poistetaan aiemmin. Ostosta koskevissa reklamaatioissa säilytämme tarpeellisen asiakirja-aineiston niin kauan kuin sovellettava lakisääteinen virhevastuu- tai reklamaatioaika edellyttää tai kuusi kuukautta asian päättymisestä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhempi. Terveystietoihin sovelletaan kohdassa 2.5 kuvattua rajoitetumpaa säilytystä. Kirjanpitotiedot säilytetään kohdan 3.3 mukaisesti.

Arvostelut

Henkilötietojen tyyppiKun jätät ostamaasi tuotetta koskevan arvostelun, keräämme nimesi sekä kaikki tiedot, jotka päätät sisällyttää arvosteluun.

TarkoitusKäytämme tietoja arvostelusi näyttämiseen Verkkosivustolla ja muiden asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden auttamiseen tuotteidemme arvioinnissa.

OikeusperusteArvostelun ja sen yhteydessä näytettävien henkilötietojen julkaiseminen perustuu suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä kohdan 6.4 mukaisesti. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

SäilytysaikaSäilytämme tietoja, kunnes pyydät meitä poistamaan arvostelun tai kunnes arvioimme, ettei se enää ole merkityksellinen, esimerkiksi jos arvosteltu tuote on poistunut valikoimasta.

Tekniset tiedot ja Verkkosivuston käyttö

Henkilötietojen tyyppiKäsittelemme IP-osoitetta, laite- ja selaintietoja sekä teknisiä tapahtumia ja virheilmoituksia toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi. Kun annat suostumuksesi analytiikkaan, käsittelemme myös evästetunnisteita, tietoja vierailemistasi sivuista ja tuotteista sekä siitä, miten käytät Verkkosivustoa.

TarkoitusTeknisiä tietoja käytetään Verkkosivuston toiminnan ylläpitämiseen, vianmääritykseen ja väärinkäytösten havaitsemiseen. Analytiikkaa käytetään Verkkosivuston käytön ymmärtämiseen sekä sisällön ja toimintojen parantamiseen.

OikeusperusteToiminnan ja turvallisuuden kannalta tarpeellinen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota turvallinen ja toimiva verkkosivusto. Henkilötietoja sisältävä analytiikka perustuu suostumukseesi silloin, kun suostumus on tarpeen.

SäilytysaikaToiminta- ja turvallisuuslokeja säilytetään yleensä enintään 30 päivää. Tiettyä tietoturvapoikkeamaa koskevaan selvitykseen tarvittavia tietoja säilytetään, kunnes selvitys ja tarvittavat toimenpiteet on saatettu päätökseen; tarve arvioidaan vähintään kolmen kuukauden välein. Analytiikkaan käytettäviä henkilötietoja säilytetään enintään kuusi kuukautta keräämisestä, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Asiakastili / Xlash Rewards

Henkilötietojen tyyppiKun luot asiakastilin ja liityt Xlash Rewards -jäseneksi, käsittelemme jäsenyyteesi liittyviä yhteys- ja tilitietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa ja, jos se on käytettävissä tilisi tai ostostesi kautta, osoitetta. Käsittelemme myös ostohistoriaa, palautuksia, pistesaldoa, ansaittuja ja käytettyjä jäsenpisteitä, jäsentasoa sekä saatavilla olevia ja käytettyjä jäsentarjouksia koskevia tietoja.

Kun rekisteröit valtuutetulta jälleenmyyjältä tehdyn ostoksen lataamalla kuitin, käsittelemme myös kuittikuvaa ja siinä olevia ostoksen varmentamiseksi tarvittavia tietoja, kuten jälleenmyyjää, ostopäivää, tuotteen nimeä ja hintaa.

TarkoitusKäytämme tietoja asiakastilin ja jäsenyyden luomiseen ja hallinnointiin, pisteisiin oikeuttavien ostosten rekisteröintiin ja varmentamiseen, pistesaldon ja mahdollisen jäsentason laskemiseen ja oikaisemiseen, jäsenetujen ja pisteiden lunastamisen hallinnointiin sekä palautusten ja muiden Xlash Rewardsiin liittyvien asioiden käsittelyyn.

Käsittelemme myös ostohistoriaasi ja Xlash Rewardsin käyttöä koskevia tietoja ostostesi analysoimiseksi ja sinulle jäsenyyden yhteydessä näytettävien tai muuten tarjottavien jäsentarjousten ja alennusten mukauttamiseksi.

OikeusperusteAsiakastilin luomiseksi ja hallinnoimiseksi, ostosten rekisteröimiseksi, pisteiden laskemiseksi ja oikaisemiseksi, etujen hallinnoimiseksi ja Xlash Rewardsin tarjoamiseksi tarpeellinen käsittely perustuu jäsenyyttä koskevaan sopimukseemme kanssasi.

Kun käytämme ostohistoriaa ja jäsenyyden käyttöä koskevia tietoja jäsentarjousten valitsemiseen ja mukauttamiseen, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota merkityksellisiä jäsenetuja ja kehittää Xlash Rewardsia. Sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä kohdan 5.1 mukaisesti.

Jos personointi perustuu evästeillä tai vastaavilla tekniikoilla kerättyihin Verkkosivuston käyttötietoihin, joiden käsittely edellyttää suostumusta, käytämme niitä personointiin vain, jos olet antanut vaaditun suostumuksen. Tätä käsittelyä kuvataan myös kohdassa “Tekniset tiedot ja Verkkosivuston käyttö”.

Kun käsittely on tarpeen Xlash Rewardsin väärinkäytösten ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme suojata kanta-asiakasohjelmaa ja sen etuja väärinkäytöksiltä.

SäilytysaikaSäilytämme jäsenyyden kannalta tarpeellisia tilitietoja niin kauan kuin asiakastilisi tai jäsenyytesi on aktiivinen. Pisteisiin oikeuttavia ostoja koskevia tietoja, joita tarvitaan jäsenpisteiden laskemiseen liukuvan kahdentoista kuukauden jakson aikana, säilytetään tätä tarkoitusta varten kaksitoista kuukautta kustakin ostoksesta.

Valtuutetulta jälleenmyyjältä tehdyn ostoksen rekisteröimiseksi ladattua kuittikuvaa säilytetään vain niin kauan kuin sitä tarvitaan ostoksen varmentamiseen ja rekisteröintiä koskevien kysymysten käsittelyyn, kuitenkin enintään kuusi kuukautta lataamisesta. Varmennetusta ostoksesta saadut pisteiden hallinnointiin tarvittavat tiedot voidaan tämän jälkeen säilyttää edellä kuvattujen säilytysaikojen mukaisesti.

Kun päätät jäsenyytesi, tarpeettomat tilitiedot poistetaan 30 päivän kuluessa. Tietoja, joita käsitellään myös muihin tarkoituksiin, esimerkiksi tilausten käsittelyyn, reklamaatioihin, kirjanpitoon tai oikeudellisiin vaateisiin, voidaan säilyttää erikseen tässä Tietosuojaselosteessa kyseisille tarkoituksille määritettyjen säilytysaikojen mukaisesti.

2.2Kaupallinen viestintä

Lähetämme kaupallista viestintää sähköpostitse ja tekstiviestillä, kun olet antanut suostumuksesi viestien vastaanottamiseen kyseisessä kanavassa. Käsittelyn oikeusperusteena on suostumuksesi.

Sovellettavien sähköisen markkinoinnin sääntöjen salliessa voimme lisäksi lähettää tietoja omista samankaltaisista tuotteistamme, jos olemme saaneet sähköpostiosoitteesi ostoksen yhteydessä. Tällaisen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme markkinoida omia samankaltaisia tuotteitamme olemassa oleville asiakkaille sovellettavan lain asettamin edellytyksin.

Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai vastustaa suoramarkkinointia viestin peruutustoiminnolla tai ottamalla meihin yhteyttä kohdan 6.4 mukaisesti. Tämä on maksutonta eikä vaikuta ostokseesi. Tämän jälkeen lopetamme henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointia varten.

Suostumukseen perustuvassa viestinnässä käytämme yhteystietojasi enintään 24 kuukautta siitä, kun viimeksi annoit tai aktiivisesti vahvistit suostumuksesi. Olemassa olevan asiakassuhteen poikkeukseen perustuva viestintä päättyy viimeistään kaksitoista kuukautta viimeisimmän ostoksesi jälkeen. Molemmat ajanjaksot päättyvät aiemmin, jos peruutat tilauksen. Peruuttamisen jälkeen säilytämme vain yhteystiedon ja estomerkinnän, jotka ovat tarpeen uusien lähetysten estämiseksi. Tietoja ei käytetä markkinointiin, ja ne poistetaan, kun ei enää ole perustetta, jonka vuoksi sinut voitaisiin lisätä lähetyslistalle uudelleen. Tarve tarkistetaan vähintään kerran vuodessa. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteemme kunnioittaa vastustamista tai suostumuksen peruuttamista silloin, kun tällainen velvoite soveltuu. Rajoitettu dokumentaatio suostumuksen sisällöstä ja ajankohdasta sekä mahdollisesta peruuttamisesta säilytetään kolme vuotta suostumuksen päättymisestä oikeutetun etumme perusteella, jotta voimme osoittaa viestinnän olleen lainmukaista ja käsitellä oikeudellisia vaateita. Jos riita on kesken, säilytämme vain tarpeellisen dokumentaation, kunnes riita on lopullisesti ratkaistu.

2.3Tapahtumaviestit

Voimme lähettää sähköpostitse tai tekstiviestillä ostoksen hoitamiseen tarvittavia tapahtumaviestejä, kuten tilauspäivityksiä, maksukuitteja, laskuja ja toimitustietoja. Käsittely perustuu kanssasi tehtyyn sopimukseen tai, jos viestin lähettämistä edellytetään laissa, lakisääteiseen velvoitteeseen. Et voi kieltäytyä viesteistä, jotka ovat tarpeen näitä tarkoituksia varten. Kaupalliseen viestintään sovelletaan kohtaa 2.2.

2.4Palaute ja kysymykset

Jos otat meihin yhteyttä, voimme tallentaa sinulta saamiamme kysymyksiä, vastauksia, reklamaatioita, suosituksia tai myönteistä palautetta. Rajoitamme säilytettävät henkilötiedot siihen, mikä on tarpeen tarkoituksen kannalta. Jos tiedot voidaan edelleen yhdistää sinuun, myös lisätietojen avulla, käsittelemme niitä henkilötietoina tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti. Tiedot, jotka on anonymisoitu siten, ettei niitä enää voida yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, eivät ole henkilötietoja.

2.5Erityiset henkilötietoryhmät

Emme pyydä sinua antamaan terveystietoja tuotteiden ostamista tai yleisten tuotetietojen saamista varten. Jos reklamaatiosi koskee tuotteesta aiheutunutta reaktiota, esimerkiksi ärsytystä tai allergiaa koskevat tiedot voivat olla tarpeen vaateen arvioimiseksi ja käsittelemiseksi. Tällöin käsittelemme vain oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tarpeellisia terveystietoja. Oikeusperusteena on oikeutettu etumme käsitellä tällaisia vaateita GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella, ja terveystietojen käsittelyn poikkeusperusteena on 9 artiklan 2 kohdan f alakohta. Tiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka tarvitsevat niitä asian käsittelemiseen. Tarvittaessa asiakaspalveluntarjoajamme voi käsitellä niitä puolestamme, tai niitä voidaan luovuttaa oikeudellisille neuvonantajille, vakuutuksenantajille ja toimivaltaisille viranomaisille tai tuomioistuimille, jos se on vaateen kannalta tarpeen ja lainmukaista. Emme käytä terveystietoja markkinointiin tai asiakasprofilointiin. Poistamme terveystiedot, kun niitä ei enää tarvita vaateen käsittelemiseen. Asian päättymisen jälkeen niitä säilytetään enintään kuusi kuukautta, ellei olemassa ole konkreettista jatkuvaa oikeudelliseen vaateeseen liittyvää tarvetta. Tällainen tarve arvioidaan vähintään kuuden kuukauden välein. Kirjanpitoaineistossa ei tule olla enempää terveystietoja kuin on välttämätöntä. Älä anna enempää terveystietoja kuin asian käsittely edellyttää. Jos saamme asiaan kuulumattomia terveystietoja, poistamme ne ilman aiheetonta viivytystä.

2.6Mistä saamme henkilötietosi?

Saamme henkilötietoja seuraavista lähteistä:

-Suoraan sinulta, esimerkiksi kun annat henkilötietoja ostoksen yhteydessä, liityt jäseneksi, käytät Xlash Rewards -tiliäsi tai otat meihin yhteyttä.

-Suoraan tai välillisesti toiminnastasi Verkkosivustolla; kun käytät Verkkosivustoa, keräämme automaattisesti teknisiä tietoja käytöstäsi.

-Kolmansilta osapuolilta. Saamme maksupalveluntarjoajilta tietoja maksun tilasta, tapahtumanumerosta, maksun määrästä ja palautuksista. Kuljetusliikkeiltä sekä varasto- tai logistiikkapalveluntarjoajilta saamme tietoja lähetyksen tilasta, toimituksesta ja palautuksista. Käytämme tietoja ostoksesi toteuttamiseen ja seurantaan, tavaroiden toimittamiseen ja palautusten käsittelyyn. Oikeusperusteena on kanssasi tehty sopimus. Kirjanpitoa varten käsiteltävien tietojen perusteena on lakisääteinen velvoite. Säilytysajat on ilmoitettu kohdan 2.1 Tilaukset- ja Maksut-alakohdissa. Kun saamme henkilötietoja muulta taholta kuin sinulta, annamme sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot sovellettavassa määräajassa, ellei tiedonantovelvollisuudesta säädetty poikkeus sovellu.

2.7Seuraukset henkilötietojen antamatta jättämisestä

Jos päätät olla antamatta henkilötietoja niitä pyytäessämme, emme välttämättä pysty toteuttamaan pyytämiäsi toimintoja, kuten käsittelemään tilaustasi, etkä välttämättä pysty käyttämään kaikkia Verkkosivuston toimintoja, saamaan pyytämiäsi tietoja tai vastaustamme.

3.HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

3.1Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Säilytysajat tai niiden määrittämisen perusteet on ilmoitettu kunkin käsittelytoimen yhteydessä kohdassa 2. Jos pyydät tietojen oikaisua tai poistamista, käsittelemme pyyntösi kohdan 5 mukaisesti. Tiettyjä tietoja voidaan joutua säilyttämään poistamispyynnön jälkeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kun henkilötietoja ei enää tarvita niiden tarkoitukseen eikä meillä ole muuta lainmukaista perustetta niiden säilyttämiseen, poistamme ne turvallisesti järjestelmistämme ilman aiheetonta viivytystä. Lähtökohtaisesti emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen.

3.2Anonyymien tietojen säilyttäminen

Voimme säilyttää anonyymejä tietoja eli tietoja, joita ei enää voida yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tämä voi tarkoittaa tietojen säilyttämistä liiketoiminnan harjoittamiseen, sopimusvelvoitteiden täyttämiseen, oikeutettujen etujen toteuttamiseen, auditointien suorittamiseen, lakien ja määräysten noudattamiseen sekä riitojen ratkaisemiseen tarvittavan ajan.

3.3Lain edellyttämä säilyttäminen

Kun laki velvoittaa meitä säilyttämään henkilötietoja, säilytämme velvoitteen piiriin kuuluvia tietoja säädetyn ajan. Kirjanpitotietoja säilytetään Beauty Generation AB:hen sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti sen seitsemännen vuoden loppuun, joka seuraa sen kalenterivuoden päättymistä, jonka aikana kyseinen tilikausi päättyi. Säilytysajan päätyttyä poistamme tai anonymisoimme tiedot, ellei niitä edelleen tarvita muuhun ilmoitettuun tarkoitukseen, jolla on lainmukainen oikeusperuste.

4.HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA JAKAMINEN

4.1Miten suojaamme henkilötietojasi?

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojesi suojaamiseksi muun muassa katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta käytöltä ja luovuttamiselta. Toimenpiteisiin kuuluvat suojatut verkot, vahvat salasanat, henkilöstön rajatut käyttöoikeudet henkilötietoihin, monivaiheinen tunnistautuminen, anonymisointi mahdollisuuksien mukaan, säännölliset päivitykset ja tietoturvakorjaukset sekä henkilötietojen käsittelijöiden huolellinen arviointi.

4.2Milloin jaamme henkilötietojasi?

Jaamme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Vastaanottajia ovat verkkokauppa-alustan ja IT-toimintojen, maksupalvelujen, varastoinnin ja logistiikan, kuljetuksen, asiakaspalvelun, viestinnän sekä suostumukseen perustuvan analytiikan ja mainonnan palveluntarjoajat.

Toimitusten yhteydessä tarpeelliset tiedot, kuten nimi, osoite, yhteystiedot ja toimitustiedot, luovutetaan valitun toimitustavan mukaiselle kuljetusliikkeelle.

Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti, ovat henkilötietojen käsittelijöitä. Tällaisia ovat esimerkiksi IT-toimintoihin, asiakaspalveluun ja viestintään käyttämämme palvelut silloin, kun ne käsittelevät tietoja yksinomaan lukuumme. Maksupalveluntarjoajat voivat toimia itsenäisinä rekisterinpitäjinä esimerkiksi luottokelpoisuuden arvioinnissa, petosten torjunnassa ja omien lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisessä. Kuljetusliikkeillä voi olla vastaava itsenäinen vastuu käsittelystä, jossa ne määrittelevät itse tarkoitukset ja keinot. Tällöin sovelletaan vastaanottajan omaa tietosuojainformaatiota.

Voimme myös jakaa eväste- ja laitetunnisteita sekä tietoja tuotekatseluista ja ostoista digitaalisen analytiikan ja mainonnan palveluntarjoajille mainonnan mukauttamiseksi ja mittaamiseksi. Emme myy henkilötietojasi muille yrityksille niiden omaa suoramarkkinointia varten.

Luovutukset rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen seuraaviin tarkoituksiin:

-Verkkosivuston asianmukaisen toiminnan varmistaminen.

-Tilaamiesi tuotteiden toimittaminen.

-Maksujesi käsittely.

-Yhteydenottoihisi vastaaminen.

-Oikeuksiemme ja turvallisuutemme suojaaminen sekä petosten ehkäiseminen tai havaitseminen.

-Sopimusvelvoitteidemme täyttäminen.

-Tietojen luovuttaminen toimivaltaisille viranomaisille, kun laki velvoittaa meitä siihen tai luovutukselle on muu lainmukainen peruste.

4.3Henkilötietojen kansainväliset siirrot

Beauty Generation AB on sijoittautunut Ruotsiin Euroopan talousalueella (ETA). Osa henkilötietojen käsittelijöistämme tai muista vastaanottajista voi sijaita ETA:n ulkopuolella, jolloin henkilötietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin. Tällaisissa siirroissa varmistamme, että käytössä on lainmukainen siirtoperuste, esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet, sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet. Voit ottaa meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja tiettyyn siirtoon sovellettavista suojatoimista.

5.OIKEUTESI

5.1Käsittelyn hallinta

Lainsäädännöstä johtuvin rajoituksin sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:

-Oikeus saada pääsy tietoihin – voit saada jäljennöksen sinusta säilyttämistämme henkilötiedoista sekä tiedot käsittelyn tarkoituksista.

-Oikeus tietojen oikaisemiseen – voit pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

-Oikeus tietojen poistamiseen – voit pyytää henkilötietojesi poistamista laissa säädetyissä tilanteissa.

-Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tilanteissa.

-Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – kun laissa säädetyt edellytykset täyttyvät, voit pyytää henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

-Vastustamisoikeus – kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voimme tällöin jatkaa käsittelyä vain, jos pystymme osoittamaan käsittelylle huomattavan tärkeän ja perustellun syyn, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos käsittely on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointiin liittyvää käsittelyä, mukaan lukien tällaiseen markkinointiin liittyvä profilointi. Lopetamme tällöin käsittelyn näitä tarkoituksia varten.

-Oikeus peruuttaa suostumus – kun käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Voit tehdä tämän siinä toiminnossa, jossa suostumusta hallitaan, esimerkiksi viestin peruutuslinkin tai Verkkosivuston evästeasetusten kautta, tai ottamalla meihin yhteyttä kohdan 6.4 mukaisesti. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antamisen. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

-Oikeus tehdä valitus – voit tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskevan valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

5.2Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen hello@xlash.com. Voit käyttää otsikkoa “Tietosuoja – pyyntö” ja kuvata, mitä oikeutta haluat käyttää. Pyyntösi käsitteleminen ei edellytä tiettyä sanamuotoa.

Jos meillä on perusteltu syy epäillä henkilöllisyyttäsi, voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Emme pyydä enempää tietoja kuin on tarpeen.

Käsittelemme pyyntösi ilman aiheetonta viivytystä ja normaalisti viimeistään kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos se on tarpeen pyynnön monimutkaisuuden tai pyyntöjen määrän vuoksi, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme mahdollisesta pidennyksestä ja sen syistä ensimmäisen kuukauden aikana. Jos emme toteuta pyytämääsi toimenpidettä, ilmoitamme syyt sekä mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää oikeussuojakeinoja.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, www.tietosuoja.fi. Sinulla voi olla myös oikeus tehdä valitus muulle toimivaltaiselle ETA:n valvontaviranomaiselle, mukaan lukien Ruotsin Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se. Sinun ei tarvitse ottaa meihin yhteyttä ennen valituksen tekemistä, mutta suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä, jotta voimme pyrkiä ratkaisemaan asian nopeasti.

6.MUUT TIEDOT

6.1Voimassaolo

Tämä Tietosuojaseloste tulee voimaan sen yläosassa ilmoitettuna päivänä (“Viimeksi päivitetty”) ja on voimassa, kunnes korvaamme tai päivitämme sen.

6.2Muutokset ja päivitykset

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta ajoittain. Ajantasainen versio julkaistaan Verkkosivustolla, ja viimeisimmän päivityksen päivämäärä ilmoitetaan selosteen yläosassa. Ilmoitamme olennaisista muutoksista asianmukaisella tavalla. Jos aiomme käsitellä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, jota varten tiedot kerättiin, annamme tiedot uudesta tarkoituksesta ja muut asiaankuuluvat tiedot ennen uuden käsittelyn aloittamista. Jos muuttunut käsittely edellyttää suostumustasi, pyydämme sen ennen käsittelyn aloittamista.

6.3Alaikäisten henkilötiedot

Jos käsittelemme alle 18-vuotiaiden henkilötietoja, huomioimme erityisesti heidän suojan tarpeensa ja mukautamme käsittelystä annettavat tiedot selkeiksi ja ymmärrettäviksi. Jos huoltajan suostumus vaaditaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön perusteella, hankimme suostumuksen ennen käsittelyn aloittamista. Jos olet huoltaja ja katsot, että käsittelemme lapsesi henkilötietoja lainvastaisesti, voit ottaa meihin yhteyttä kohdan 6.4 mukaisesti. Selvitämme tällöin käsittelyn ja poistamme tiedot, joita meillä ei ole oikeutta käsitellä. Tietoja, jotka on säilytettävä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, voidaan joutua säilyttämään.

6.4Yhteystiedot

Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tästä Tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat käyttää oikeuksiasi. Yhteystietomme ovat:

Beauty Generation AB (“Xlash”)

Ruotsalainen organisaationumero:	559150-3270
Osoite:	Fiskargatan 8, 116 20 Stockholm, Ruotsi
Sähköposti:	hello@xlash.com